Sådan tjener din virksomhed mere på den tid I sælger

Udgivet: 2020-03-12

I vores moderne og travle verden er det en udbredt sandhed, at tid er lig med penge. I denne artikel lærer I, at registrere jeres virksomheds anvendelse af tid mest optimalt.

Tid er penge

Der findes mange smarte løsninger til automatisk bogføring og registrering af jeres arbejdstimer. Udfordringen er dog her at undersøge hvor meget tid I har brugt kontra hvad I havde planlagt og forventet I skulle bruge af tid.

Den gode nyhed er, at du nemt kan sammenligne jeres realiserede tidsforbrug med jeres budgetterede tidsforbrug, uden at det er en deciplin der trækker tænder ud. Herunder vi ved hjælp af brugervenlig analyse-app til e-conomic, effektivt følge op på vores tidsforbrug i de projekter vi har planlagt.

Som direktør i en virksomhed med 20 medarbejdere, som sælger tjenesteydelser, kender Jens til vigtigheden af, at have tilstrækkelig og retitid indsigt I, hvad vi bruger vores tid på.

Vi bruger projektmodulet i e-conomic til at holde styr på tid, kørsel og andre omkostninger relateret til de projekter, som vi hjælper vores kunder med. Dette system er vi generelt virkelig glade for, da vores setup i forhold til data input, til brug for projektstyring fungerer virkelig godt - især på grund af de systemværktøjer, som vi bruger sammen med e-conomic til automatisk bogføring.

Tidligere har vi i Zignifikant brugt mange manuelle timer på, at trække data output fra projektmodulet i e-conomic, når vi løbende overvåger vores kundeprojekter og vores generelle anvendelse af tid. Det er ineffektiv, det tager i nogle tilfælde alt for lang tid i forhold til den værdi det skaber for os. Det har været håbløst at udføre de samme manuelle processer gang på gang.

Hvordan udnytter vi vores tid bedst muligt?

Vi har eksempelvis et behov for løbende at kunne svare på følgende spørgsmål:

  • Løser vi de opgaver, som vi har aftalt med vores kunder og til den aftalte pris? eller laver vi mere end det?
  • Er vi som virksomhed effektive nok?
  • Er den enkelte medarbejder effektiv nok?
  • Hvor meget fravær har vi, hvor opstår det og hvad koster det os?
  • Hvor meget tid bruger vi på projektledelse og kvalitetsstyring m.v.?
  • Koster eventuelle underleverandører det samme, som vi har aftalt med dem?
  • Får vi faktureret alt det vi skal?

Disse spørgsmål som skal besvares efter samme metode gang på gang har medført, at vi har stillet os selv et nyt spørgsmål:

HVORFOR FÅR VI IKKE AUTOMATISK BESKED, NÅR VORES PROJEKTER OG ANVENDELSE AF TID AFVIGER FRA DET FORVENTEDE?

Den udfordring har vi fornyligt udviklet en løsning til os selv på. Nærmere bestemt har vores interne udviklere opfundet et projektbudget, projektanalyse og advarselssystem til os. Der sikrer, at vi udnytter vores tid mest optimalt.

Vores cloudbaserede projektbudget system gør blandt andet vores projektstyring og performancemålinger meget nemmere og hurtigere for os på følgende måder:

  • Sender vores teamledere og projektansvarlige automatiske advarsler pr. e-mail, hvis deres projekter overskrider budget.
  • Sender vores teamledere automatiske advarsler pr. e-mail, hvis vores performance i teamet generelt afviger fra det forventede niveau.
  • Trækker alt data om salg og omkostninger på projekter ud fra e-conomic (også indtastet tidsforbrug, som eventuelt ikke er godkendt endnu).
  • Giver os et simpelt og let læseligt overblik over afvigelser mellem budget og realiseret på vores projekter samt muligheden for, at grave os helt ned i detaljerne om de enkelte projektregistreringer
  • Indeholder funktionalitet til nemt indlæsning af excelfil med projektbudgetter samt funktionalitet til oprettelse af budgettal direkte inde i systemet.
  • Indeholder funktionalitet til registrering af færdiggørelsesgrad på projekter.
  • Indeholder funktionalitet til automatisk hensættelse af forventede omkostninger på igangværende projekter i e-conomic.

Kontakt os

Du er altid velkommen til at kontakte os for en uforpligtende snak