zExpenses app'en håndterer nemt bogføring og afstemning af kvitteringer

Udgivet: 2020-03-26

Her bliver I introduceret til zExpenses app af Zebon Aps, som nemt og overskueligt håndterer kvitteringer og bogføring i synergi med e-conomic.

zExpenses app fra Zebon ApS, er en super spændende løsning til virksomheder, som leder efter et samlet system, som medarbejderne kan anvende til alle løbende registreringer i forbindelse med bogføring, time- og sagsstyring, fakturering af kunder og opgørelse af løngrundlag.

App'en zExpense gør dine medarbejderes liv nemmere

Med zExpenses kvittering app kan jeres medarbejdere tage billeder af udlæg, og aflevere dem til godkendelse. I en travl og dynamisk virksomhed kan det ofte hænde, at en medarbejder kommer til at ligge ud for en vare eller serviceydelse. Dette skal naturligvis refunderes af virksomheden - og her er zExpense kvittering app et genialt redskab. App’en giver følgende valgfrie tilbagebetalingsmuligheder:

- Via medarbejderens løn

- Ved en bankoverførsel

- I et kreditormodul i virksomhedens økonomisystem

- I kontanter

Dette giver en fleksibilitet i forskellige situationer for virksomheden.

En udbredt anvendelsesmulighed er, når en medarbejder skal registrere erhvervskørsel. App'en kan registrere deres timer, kørsel og diæter - både via en privat- og firmabil. Gennem bilens GPS-system, er det muligt at tracke alle arbejdsrelaterede køreture, så medarbejderen ikke skal huske på dette. Således mindskes risikoen for fejlskøn fra medarbejderens side. Alternativt har zExpense-app’en også en indbygget GPS-funktion, som der aktiveres ved påbegyndt køretur. GPS-funktionen har mange fleksible funktionaliteter, hvis medarbejderen ændrer planer i løbet af dagen. zExpense kan holde styr på alle de kørte kilometer, som der køres i et regnskabsår. Samtidig kender app’en statens takster for skattefri kørselsgodtgørelse, her falder taksten automatisk efter 20.000 km. zExpense bliver altid ajourført med statens takster, så I kan være sikre på, at kørslen bliver takseret efter bogen.

zExpense kvittering app er uundværlig på ture og rejser

Ved længere forretningsture kan der være behov for forplejning og overnatning. Her taler man om diæter i forbindelse med arbejde. I mange tilfælde er rejsen eller turens destination en faktor i zExpenses udregninger. I app’en indtastes typisk en start- og slutdato for rejsen. App’en kan reducere medarbejderens bestilte måltider - ud fra statens satser. Skulle medarbejderen få gratis måltider, kan dette naturligvis nemt tilrettes undervejs. Hvis man som virksomhed vælger, at udbetale 25% rejsegodtgørelse til fornødenheder undervejs, så kan kvittering app’en naturligvis understøtte det. Dertil kan zExpense indberette medarbejderens diæter direkte til SKAT.

Skulle en medarbejder ligge ud for en større udgift, kan zExpense udføre en straksafregning. På den måde undgår den pågældende medarbejder problemer med sin bank. Medarbejderen tager blot et billede med sin telefon og kategoriserer derefter købet - eksempelvis hotel, transport eller restaurant. Derefter reduceres beløbet automatisk.

Hvis man skal planlægge en rejse eller hotelophold i virksomheden, kan der laves en rejsekonto i zExpense. Derved kan man samle alle udgifter under den samme konto - herfra kan man fordele flybilletter og hotelreservationer til de enkelte medarbejdere. Herfra er der et samlet overblik over alle rejsens udgifter - rejsebureauets faktura læses direkte i appen.

Når man som virksomhed benytter zExpense, bestemmer man selv, hvem der skal godkende betalingerne. Det oplagte valg ville være, at lade app’en afspejle det øvrige workflow i virksomheden, som fx fungerer ved en leder eller projekt- eller sagsansvarlig. En smart måde at indeksere udgifterne er gennem sags- eller projektnumre. Alternativt kan man gøre det i beløbsgrænser - har I som virksomhed en fast procedure i et andet system, så kan det sandsynligvis sammenflettes med zExpense. Så slipper I for, at skulle arbejde i flere systemer på én gang.

Skulle en medarbejder have glemt at registrere udgifter er der i kvitterings app’en en rykkerfunktion, som kan påminde glemsomme medarbejdere. Tidspunktet og intervallet for rykkerne kan indstilles efter behov.

Automatisk bogføring og integration til jeres regnskabssystem.

Konteringen i jeres regnskab foreslås automatisk af zExpense. Posteringerne der skal bogføres i jeres regnskab overføres sammen med bilagene, automatisk til bogføring i jeres regnskabssystem. zExpense har i længere tid været integreret med flere forskellige økonomisystemer og er netop kommet på listen over apps med standard integration til e-conomic.

Hos Zignifikant har vi efterhånden en del kunder, som anvender zExpense til automatisk bogføring og som samlet værktøj til alle medarbejdernes registreringer. I er velkomne til at kontakte os, hvis I vil høre mere om vores erfaringer med zExpense.

Andre tips og tricks

Når man vælger software til forskellige behov, er det ofte de små gode funktioner, som gør udfaldet for, valget af løsningen. Vi giver jer vores favoritter her:

Integrationen med bank og betalingskortudbyder

zExpense er integreret med jeres bank og betalingskortudbyder (fx Visa eller Mastercard). I registrerer jeres firmakreditkort i zExpense, herefter modtager zExpense løbende besked om alle transaktioner på kortet og minder medarbejderen med firmakortet om, at der skal tages et billede af billaget, som skal registreres i app'en. zExpense foreslår også automatisk, hvordan kvitteringen skal bogføres.

Det betyder at zExpense også er nyttigt alternativ til Pleos app og kreditkortløsning. Især fra hvis det er afgørende for jer, at I skal bruge bestemte typer af kreditkort.

Moms

Afhængigt af udgiftsposten er der forskellige momssatser- og regler. Her skelnes der også for, hvilket land som man har med at gøre. Dette er derfor en smart funktion for virksomheder som opererer på tværs af landegrænser.

Rapporter

Hvis man har en del løbende udgifter, kan det være en god idé, at få dem opstillet i rapporter. Her er igen mulighed for, at tilpasse de intervaller som de optræder indenfor. Rapporten kommer i et grafisk layout som giver en god overskuelighed.

Koncernløsning

Mange moderne virksomheder er opdelt i flere underliggende selskaber. Disse er ofte samlet i større koncerner. Såfremt at man ønsker en konsolidering på tværs af selskaberne i en koncernregnskab - så er det muligt i zExpense, da app’en kan integreres med de enkelte selskabers økonomisystem.

Kontakt os

Du er altid velkommen til at kontakte os for en uforpligtende snak